Copy of 13 проблем менеджера

Меню

Все возможности AGM

AGM

13 проблем менеджера

1.Коммуникации

От того, как организованы ваши коммуникации, зависит эффективность и безопасность вашего бизнеса

1 проблема: в рабочей переписке общение часто происходит на определенную тему многократно. Видеть письма в порядке поступления по времени крайне неудобно для рабочей переписки.

2 проблема: иногда необходимо не забыть ответить на письмо или предпринять важные действия. В обычных почтовых сервисах нет возможности установить напоминание на отдельное письмо.

3 проблема: информацию из писем часто необходимо переноситьь в идеи и задачи. Если вы пользуетесь стандартной почтой, то вам необходимо копировать информацию и файлы и поочередие переносить их в задачу. Это неуодобно.

4 проблема: информацию из важных писем часто неудобно сохранять в почте и лучше перенести в информационный архив. Такой возможности в обычных почтовых сервисах так же нет, все письма хранятся вперемешку в почте.

AGM решает все эти проблемы.

Мы разделили переписку по адресатам и сгруппировали ее в виде диалогов. Вы можете легко ориентироваться в своей переписке.

Также мы сделали возможным устанавливать напоминания по любому письму.

Мы даем возможность быстро, в два клика, преобразовывать письма в задачи, идеи или сохранять их в виде файлов в разделе «Архив».

Все это позволит не только значительно увеличить скорость работы с информацией, но и сбережет ваши нервы.

2.Поручения и задачи

Многие задачи подчиненные выполняют частично, дорого, долго или «забывают»

3.Цели

Подчиненные могут быть очень заняты работой, но при этом не достигать нужных вам целей

4.Оценка работы

Отсутствие оценки показывает подчиненным, что результаты работы не сильно беспокоят руководителя

Проблема: Хорошо работающие подчиненные не получают одобрения от руководителя. Со временем эти подчиненные перестают стараться и демонстрировать выдающиеся результаты. Другие подчиненные работают не на результат, а с 9 до 18. Третьи вообще бесконечно создают проблемы и отнимают время. Проблема результативности подчиненных - самая известная и распространенная проблема.

Решение: не играйтесь с мотивацией. Сформулируйте четкие цели подчиненным и определите критерии оценки работы. Регулярно подводите итоги и оценивайте работу подчиненных с выставлением оценок в разделе «Оценка». Математически рассчитывайте результативность подчиненных. Выплачивайте зарплату в зависимости от достигнутой результативности.

Выгода: хорошо работающие подчиненные получат вашу похвалу и одобрение. Плохо работающие подчиненные получат финансовый «пендель». Дохлые и ленивые подчиненные не выдержат и уволятся сами. На их место вы наберете толковых и способных.
Общая эффективность подчиненных однозначно повысится.
Важно понимать: вы сможете перераспределять фонд оплаты труда от дохлых и бестолковых в сторону надежных и результативных сотрудников без его увеличения!

1 Проблема: подчиненный «поймал звездную болезнь» и сам себе решил, что его зарплата слишком низкая. С этой мыслью он носится, «как с писаной торбой» и не дает покоя руководителю.

2 проблема: как повысить зарплату действительно хорошего подчиненного?

3 проблема: как законно уволить совершенно некомпетентного подчиненного?

Решение 1 проблемы: сформулируйте профиль требований к знаниям и навыкам в рамках существующей должности и проведите аттестацию подчиненного. Сделать это можно в разделе «Аттестация» Проведите аттестацию честно и непредвзято. Выставьте оценки. Посчитайте средний балл. Поясните подчиненному, что его «34%» компетентности оплачиваются достойным образом и на основании выявленного уровня знаний зарплату нужно не повышать, а понижать.

Решение 2 проблемы: зафиксируйте в разделе «Аттестация» высокий уровень компетентности и результативности этого подчиненного и продемонстрируйте это своему вышестоящему руководителю для получения разрешения повысить зарплату этому подчиненному.

Решение 3 проблемы: проведите аттестацию, выставьте оценки, составьте акт и увольте подчиненного с формулировкой «не компетентен». Трудовой кодекс такое действие разрешает.

Выгода: вы, как руководитель, имеете нормальный способ воздействия на подчиненных и можете не только давать обратную связь подчиненным по поводу их компетентности, но и аргументировать свое мнение о хорошо работающих подчиненных.

5.Функции

Плохо, если подчиненный не знает постоянных задач, которые он должен выполнять

6.Регламенты

Отстутствие регламентов приводит к неправильному выполнению действий

7.Правила

Отсутствие правил приводит к тому, что подчиненные живут и работают по своим правилам

8.Время

Мы живем и работаем во времени.
Не считаться со временем — большая глупость.

9.Персоны

Очень плохо, когда вы толком не знаете тех,
кто на вас работает.

10.Соглашения

Договариваться важн оне на словах, а на бумаге и под подпись. Иначе вас могут безнаказанно обмануть.

Проблема: одним из эффективных методов управления починенными является метод управления по соглашениям. Суть метода проста: все существенные договоренности, которые приняты, должны быть документированы на бумаге и скреплены подписью подчиненного. Примеры: функциональные задачи, регламенты, правила, цели, конкретные поручения и т.п. важные моменты имеет смысл документировать. Также важно понимать, что что в процессе работы могут быть изменения в этих документах и эти изменения также необходимо документировать. Проблема в том, что руководители не понимают, как просто и правильно вести работу по документированию и как организовать хранение всех этих документов.

Решение: мы предлагаем вам и подчиненным вам руководителям завести по две папки на каждого подчиненного, в которых упорядоченно сохранять все эти документы. Вставить разделители страниц, чтобы структурировать документы внутри папки не будет проблемой и сильно поможет. Одна папка должна быть черного цвета и она остается у непосредственного руководителя. Вторая папка (лучше красного цвета) предается подчиненному, чтобы он мог хранить все свои подписанные документы. Принцип работы прост: договорились о важном — зафиксировали на бумаге — подписали два экземпляра — положили каждый в свою папку.

Выгода: руководители смогут управлять подчиненными по соглашениям. В документах будет порядок. Куда складывать соглашения понятно. Вы легко можете проконтролировать существующие с подчиненным документированные соглашения. Для этого всего лишь необходимо заглянуть в одну из папок. Это очень удобно.

11.Структура

Вам нужна адекватная и эффективная структра. Руководители любят плодить подчиненных.
Ваши интересы расходятся.

12.Вакансии

Каждая вакантная должность, это отсутствие очень нужного работника.

1 проблема: работа по заполнению вакансий связана с большим объемом информации. Часто такая работа не организована и не упорядочена нормальным образом. Это усложняет поиск и подбор.

2 проблема: работа подчиненых руководителей по заполнению вакантных должностей не организована и не прозрачна для контроля. Подчиненные руководители могут иметь вакантные должности и не иметь при этом открытых задач по заполнению этих вакансий.

3 проблема: работа HR-специалистов не организована и не прозрачна для их руководителей.

Решение: организуйте работу по поиску и подбору персонала на вакантные должности в разделе «Вакансии». Просто формализуйте вакансию и требования к кандидату письменно. После этого вы сможете отправить описание вакансии в кадровое агентство или внутреннему HR-специалисту. Подчиненным руководителям поручите аналогичным образом формализовать работу по заполнению вакансий.

Выгода: вы сами сможете организовать и упорядочить работу. Работа по вакансиям, которую ведут подчиненные вам руководители, будет доступна вам для контроля. Работа по вакансиям, которые находятся в работе у HR-специалистов будет доступна для контроля их руководителям.

Проблема: в отношении каждого кандидата есть резюме, которое предоставил кандидат, должна быть заполнена персональная анкета с уточненными и полными сведениями и, по результатам проведения собеседования, аттестации или тестовых заданий, формализовано мнение руководителя или HR-специалиста о кандидате. Проблема в том, что руководители и HR-специалисты не создают личное дело кандидата, в котором они внимательно отражают все вышеперечисленные аспекты. Часто все, что есть, это резюме. Все остальное — в голове. При чем даже данные из резюме не ставятся под сомнение и не уточняются. Результаты аттестации и мнение интервьюера о кандидате никак не документировано и не остается в истории. Это — проблема.

Решение: в разделе «Вакансии» и вы, и подчиненные вам руководители, и HR-специалисты можете создавать электронное «личное дело» кандидата. Анкету кандидата заполнить легко. Резюме кандидата можно приложить в виде файла. Можно провести аттестацию и зафиксировать результаты. Есть специальное место для формализации итогового мнения о кандидат. Все сведения сохраняются в упорядоченном виде. Самоличное дело кандидата привязано к вакансии, в рамках которой рассматривается кандидат. Если кандидат не подошел, вы можете архивировать его анкету и найти ее при необходимости. Если поиск и подбор по вакансии ведет HR-специалист, то личное дело по кандидату заполняет он. Вам останется только ознакомиться с информацией, которую собрал и сформулировал этот специалист.

Выгода: вы можете нормальным образом организовать всю важную информацию о каждом кандидате. Вы получите заполненное личное дело кандидата, если поиском и подбором будет заниматься HR-специалист. Вам будет легко сравнивать кандидатов. Вы не запутаетесь и не потеряете никаких сведений. Все личные дела кандидатов останутся в системе и вы можете их посмотреть в любой момент, например если этот кандидат через год снова будет проситься к вам на работу. Немаловажным моментом является возможность вышестоящих руководителей видеть личное дело любого из кандидатов. Личное дело кандидата можно переслать коллеге. Это удобно.

Проблема: обращаясь к HR-специалисту вы должны создать и предоставить нормальное описание вакансии. В процессе поиска по каждому кандидату накапливается информация. Если кандидатов много, то возникает проблема коммуникации c РК- специалистом, доступа к этой информации и порядка ее сохранения.

Решение: мы предлагаем вам создавать вакансию в разделе «Вакансии». Заполнять описание вакансии и, предварительно обговорив заказ на поиск с HR-специалистом, давать тому доступ к этой вакансии в программе. Получив доступ, HR-специалист сможет самостоятельно регистрировать вех кандидатов, заполнять анкеты, прикладывать резюме, проводить аттестации и тесты. Свое мнение о кандидатах он также сможет отражать внутри личного дела кандидата.

Выгода: Вы будете иметь полный доступ к этой информации в любой момент времени. Вам не нужно будет переписываться по почте или пересылать друг другу файлы или резюме кандидатов. Вы будете видеть одну и туже информацию и иметь возможность совместной работы. Подобная организация работы не только сэкономит ваше драгоценное время, но и упростит и организует работу HR-специалиста.

13.Информация

Если информация в беспорядке, то вы будете тратить все свое время на то, чтобы ее искать или восстанавливать.

1 проблема: вы получаете, создаете и сохраняете большое количество файлов. Вам нужен порядок в информации. Хранить информацию на флэшках или жестком диске компьютера не всегда разумно или удобно. Пользоваться сторонними сервисами по синхронизации данных можно, но это тоже связано с проблемами настройки и управления доступом.

2 проблема: ваши подчиненные сохраняют рабочую информацию беспорядочно и бессистемно. Вы не можете контролировать порядок в информации подчиненых. При заменен подчиненного на должности информация может быть передана коряво и частично, либо не передана вообще.

Решение: для того, чтобы решить проблему хранения и контроля информации, мы создали отдельный раздел «Инфо». У каждого подчиненного есть свой «облачный» архив с рабочими файлами. Этот архив всегда под рукой и пользоваться им легко и просто. Руководители имеют доступ к архивам подчиненных и могут видеть все файлы подчиненных. При передаче должности от одного подчиненного другому архив также передается новой персоне на должности.

Выгода: вы сможете упорядочить в «облаке» все свои файлы и иметь к ним доступ с любого компьютера. Вы сможете навести порядок в файлах всех ваших подчиненных руководителей и их подчиненных. Вы будете доступ и сможете все контролировать. Ничего не будет теряться при передаче дел.

Ознакомьтесь с ответами на частые вопросы

Перейти